Inköp av Kontorsstädning. Tänk på detta
Syftet med denna längre artikel är att ge kontorschefer och andra beställare en orientering i hur de kan tänka kring förarbete och genomförande av upphandling av kontorsstädning. Kontorsstädning är en oerhört viktig del i en välfungerande arbetsplats. En korrekt utförd kontorsstädning är hälsobefrämjande och höjer medarbetarnas produktivitet. I denna text kommer vi gå igenom tjänstens olika delar och ge dig tips på hur du beställer och vårdar en fungerande städlösning för din arbetsmiljö.
Vad ingår i kontorsstädning?
Enligt oss på Gnistra Städ börjar uppdraget med att ta fram en uppdaterad och praktisk arbetsbeskrivning. Där bestäms vilka moment som ska utföras, frekvens, i vilka utrymmen momenten ska utföras, samt nivå av noggrannhet. Det är exempelvis skillnad på att fläcka av och fönsterputsning. När en yta fläckas av tas endast synliga fläckar bort medan hela glaspartiet rengörs vid fönsterputsning. Det är även skillnad på avdamning och fukttorkning, avdamning kan ske med en torr fiberduk, medan fukttorkning sker med fuktad fiberduk. Var så specifik som möjligt när arbetsbeskrivningen formuleras för att undvika onödiga missförstånd. Ju mer genomarbetad arbetsbeskrivningen är, desto bättre förutsättning för ett lyckat samarbete. För att underlätta har vi skapat en arbetsbesskrivning som du kan ladda ner. Du hittar den här.
Arbetsbeskrivning för kontorsstädning
I tjänsten kontorsstädning brukar vanliga städmoment ingå, såsom damning av plana ytor, våttorkning av golv, dammsugning av golvytor och mattor, tömning av papperskorgar, diskplockning av smutsig disk från skrivbord och konferensrum, påfyllning och igångsättning av diskmaskinen, städning av toaletter, bortforsling av sopor, sortering av sopor på returstation och påfyllning av förbrukningsmaterial. I arbetsbeskrivning definieras vilka moment som ska ingå och vilka dagar dessa ska utföras.
Planlösning
Det är fördelaktigt och ofta standard hos professionella beställare av städtjänster att bifoga en planlösning med färgmarkörer för olika utrymmen och respektive städfrekvens. Planlösningen kan då också bifogas i ledningssystemet så att det blir lätt för exempelvis extrapersonal att skapa sig en bild av utförandet av de olika städmomenten på städobjektet före vikarietiden börjar.
Beställarkrav på kontorsstädningen
Tidskrav
Det finns en mängd olika krav som kunden kan ställa på utföraren av kontorsstädning. Vissa företag arbetar med ett tidsfönster då städningen ska utföras. Andra beställare har ett klockslag då städningen ska vara utförd. Det är verksamhetens förutsättningar som styr vilka krav som ställs. I vissa verksamheter är det omöjligt att ha en städare närvarande på kontoret under kontorstid, medan större kontor ofta har en reception där vaktmästare, receptionist och städare bildar ett serviceteam som sköter kontorsdriften tillsammans. Idag är det ganska enkelt att styra servicepersonalens access till kontoret med hjälp av programmerbara taggläsare och larmsystem. Servicepersonalen lämnar ofta elektroniska spår vid ingång och utgång och det finns idag även möjlighet att få elektronisk inloggning via scanner på streckkoder eller via SMS med GPS koordinater. Sammantaget gör det att möjligheten för kontroll av att leveransen överensstämmer med avtalet har förbättrats avsevärt med hjälp av den moderna teknologin.
Miljökrav
För varje år blir det allt vanligare att företagen kommer med uttalade miljökrav. Dessa kan se ut på olika sätt, i viss fall ska avfallet sorteras i kärl i fastigheten, i andra fall ska avfallet transporteras till miljöstation för sortering. Det kan finnas krav på att endast miljövänliga kemikalier ska användas, exempel på dessa är allrengöringsmedel, sanitetsrengöringsmedel, maskindiskmedel, handdiskmedel, handtvål, handkräm och handsprit. Även sopsäckar och insatspåsar finns idag i utförande som innehåller majs, detta är idag en av standarderna för påsar med matrester för rötning till biogas. Då är det till hjälp att städföretaget har tagit fram produktdatablad för samtliga kemikalier som handhas i verksamheten så att leveransen bevisligen motsvarar ställda miljökrav.
Om det beställande företagen har en uttalad miljöprofil är det av avgörande vikt att miljökraven följs på ett perfekt sätt då det kan äventyra beställarens professionella rykte om miljöarbetet missköts. Det tar lång tid att bygga upp ett starkt varumärke med miljöprofil men detta arbete kan raseras fort om det visar sig att företaget inte lever upp till sina egna högt ställda ambitioner som det kommunicerar – ”walk the talk”. Exempel på det är när det gång efter annan visar sig att stora etablerade företag har städpersonal som saknar arbetstillstånd och anställningsavtal eller att miljöfarliga kemikalier används.
Det kan även finnas beställarkrav på miljömärkning som Svanen eller krav på att städföretaget är certifierat enligt ISO14001. ISO är ett internationell nätverk som skapar standarder. I Sverige handhas dessa standarder av SIS - Svenska Institutet för Standarder. Det finns flera olika ISO-standarder som är relevanta för städföretag, de mest relevanta är ISO9001, en kvalitetsstandard och ISO14001, en miljöstandard. En miljöstandard ses ofta som en kvalitetsmärkning på att städföretaget och visar att detta har en miljöledningssystem för ledningen av miljöarbetet. I ett ISO14001 certifierat företag har hela verksamheten inventerats med avseende på miljö, personalen är utbildad i miljöarbete och vet hur de ska arbeta för att göra så liten miljöpåverkan som möjligt.
Kvalitetskrav
Om beställare och utförare tillfrågas om hur de ser på kvalitet så svarar 100 % av beställarna att kvalitet är viktigt och 100% av utförarna att städning med hög kvalitet levereras. Men hur kan kvalitet mätas? Ett sätt att mäta kvalitet är att med jämna mellanrum utföra kvalitetskontroller och sätta ett nummer mellan 1-5 eller 1-10 på städningens kvalitet. Ett sätt är att mäta antalet avvikelser och samla dessa i ett ledningssystem. Statistiken delas sedan med beställaren och är ett utmärkt diskussionsunderlag.
Det finns flera standardiserade metoder för fastställande, bedömning och styrning av städkvalitet. En av dessa metoder heter INSTA och är framtagen av SIS – Svenska Institutet för Standarder. Inom denna metod ska både städare och personen som ska utföra kontrollerna utbilda sig i metoden och det finns 4 kompetensnivåer (1-4) där städaren minst ska ha nå kompetenskraven för nivå 2 och kontrollanten uppnå kompetenskraven för nivå 3 eller 4.
Som vi tidigare nämnt finns det även en internationell standard för kvalitet som heter ISO9001. Även denna standard förbereds genom ett flertal steg med utbildningar av personal och arbetsledare. Här är det viktigt att alla kundärenden loggas, att avvikelser från avtalad leverans sparas på avsedd plats och hanteras i en systematisk avvikelsehantering. Vid ISO9001 utförs även årliga revisioner i organisationen för att få behålla sin ISO-certifiering.
Oavsett vilket sätt ni mäter och kommunicerar kvalitet i form av kvalitetskontroller och avvikelser underlättar det att utföraren har ett ledningssystem där kvalitetskontroller och avvikelser kan hanteras och sparas för årlig genomgång.
Ledningssystem
Ett ledningssystem är ett verktyg för att leda en verksamhet. Idag är det i de allra flesta fall en digital plattform där arbetsbeskrivningar, produktdatablad, processdatablad och annan viktig information samlas. Ett ledningssystem är idag en förutsättning för att driva ett modernt och effektivt städföretag och kunna leverera kontorsstädning av hög jämn kvalitet. I vårt fall gäller det ett städföretag och då samlar städföretaget relevant dokumentation om uppdraget i ledningssystemet. Arbetsbeskrivning, adress, portkod, soprum, hiss och all annan relevant information kring uppdraget. Informationen görs sedan endast tillgänglig för behörig personal så att de kan utföra städningen på bästa sätt.
Förbrukningsmaterial
Städföretag av idag är vana att ansvara för inventering och inköp av förbrukningsmaterial. Vanligen görs en lista över materialansvaret där det definieras vad som ska köpas in och i vilka volymer. Det bestäms också hur detta ska förvaras och faktureras. Städaren är den person som löpande har bästa förutsättningarna att lägga beställningar av förbrukningsmaterial på enklast sätt då han eller hon ser nivåerna varje dag.
Begär offerter på kontorsstädning
Vanligen skickas en offertförfrågan iväg till minst tre utförare. Det har på senare år blivit vanligare att förfrågan även skicka offertförfrågan via en av offert tjänsterna som finns på nätet.
Samarbetet mellan kontorschef och arbetsledare
Samarbetet mellan kontorschefen och arbetsledare är den viktigaste relationen för att städlösningen ska vara hållbar över tid. Det krävs en samsyn på tjänsterna, renhetsnivåer, kvalitetsnivåer och pris. Ofta är det varken arbetsledare eller kontorschefen som fattar det slutgiltiga beslutet kring avtalen, men de är de som leder arbetet, rapporterar och hanterar avvikelser. Därför är det viktigt att samarbetet och kemin stämmer för en långsiktigt hållbar relation.
Krav på goda anställningsvillkor
Kontorsstädning utförs idag oftast av en städare anställd i ett städföretag. Eftersom insteget för att starta ett städföretag är bland det lägsta av alla branscher finns det en enorm spridning i kvalitet bland städföretag. Det gäller inte minst anställningsvillkor, hur timmar räknas, hur lön utbetalas och andra viktiga faktorer. Seriösa städföretag är medlemmar av Almega och/eller annan branschorganisation. Almega förhandlar lönenivåerna med Fastighetsanställdas förbund ungefär var tredje år. Om ni anlitar ett företag som är medlem av Almega garanteras ni att företaget uppfyller gällande miniminivåer för lön för städare. Du garanteras även att städare har avtalsenlig semester och utbetalas semesterersättning. De har avtal om pension via FORA och är även försäkrade vid händelse av skada eller sjukdom.
Frågan vi kan ställa oss är om vi vill ha illa försäkrade, illa betalda städare med access till information som är central för beställarföretagets verksamhet och svaret på den frågan är ett självklart nej.